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SEARS公司要求其供應商以恰當的當地語言在員工可及處張貼此《準則》。供應商須保存充分的詳細資料以便向SEARS公司

證明其完全遵守此《準則》，并提供給SEARS公司的代表供其檢查。主要規定Sears公司采購準則的“公告及文件記錄保存”條款旨在敦促供應商和生產廠家向員工解釋Sears公司采購準則，保證所有工廠根據Sears公司采購準則的規定進行生產。“公告及文件記錄保存”條款包括以下主要規定：

ü          所有Sears公司業務合作伙伴，必須在工廠內的公眾場所張貼翻譯成當地語言的Sears公司采購準則。

ü          所有Sears公司業務合作伙伴，必須向工人說明Sears公司采購準則的規定，以及根據該準則，工人應享有的權利。此外，Sears公司供應商和生產廠家還必須遵守以下規定：

ü          保(bao)存能夠支(zhi)持工(gong)廠評(ping)估工(gong)作的(de)所有必要文(wen)件。

ü          應Sears公司代表要求提供雇用工人記錄。

ü        ;  允許Sears公司代表單獨同工人面談。

ü      ;    及時回復Sears公司代表有關Sears公司采購準則執行情況的合理垂詢。

ü         ; 遵守Sears公司文件記錄保存規定的補充指導原則。

違規行為:

ü          工廠拒絕檢查員進(jin)入廠內進(jin)行檢查。

ü          工廠拒絕向Sears公司代表或代理機構提供有關文件記錄。

ü          工廠故(gu)意在文(wen)件中(zhong)記(ji)錄不(bu)準(zhun)確的(de)信息。

ü          工廠未在工作場所保存有(you)關文件記錄。

ü       ;  ; 工廠有意遺漏文件(jian)記錄（如(ru)工作(zuo)合同、人(ren)事檔案、工資記錄和(he)工作(zuo)時(shi)間記錄等）。

ü ;         工廠未(wei)按法律(lv)規定在工作場(chang)所張貼有關(guan)通知。

ü          工廠的有關經營許可證過期。

良好管理實務:

ü          工廠保存(cun)了完整、記錄準確的文件。

ü  ;        工廠允許Sears公司代表或代理機構，進入廠內檢查員工和工資記錄，并同工人及管理層進行面談。

ü       ;   工廠(chang)不打擊工人回答檢查(cha)員(yuan)提(ti)問的積極(ji)性，不得干涉(she)工人回答檢查(cha)員(yuan)的提(ti)問。

ü          工(gong)廠為(wei)檢查員提供(gong)單獨的場所，以方便員工(gong)同檢查員進行面(mian)談。

ü          工(gong)廠在廠區(qu)內張貼法律規定的通告。

ü          工廠在工人活動的地點張貼已翻譯成當地語言的Sears公司采購準則。

ü          工廠向(xiang)經(jing)理、主(zhu)管(guan)和工人說明(ming)檢查(cha)員有(you)權同他們中(zhong)的(de)任(ren)何一員進行交談，經(jing)理、主(zhu)管(guan)和工人須以合作的(de)態度回(hui)答(da)檢查(cha)員的(de)提問。

ü          工廠保存了Sears公司文件記錄補充指導原則中列出的所有文件。

常見問題:

問：一家工廠不允許Sears公司的檢查員檢查員工檔案、工資和工作時間記錄，并不準檢查員同工人交談。這種作法是否違反了Sears公司采購準則的指導原則？

答：Sears公司采購準則明確規定Sears公司的代表或代理機構有權檢查各類有關達標工作的文件，因此上述作法屬違規行為。

問：一家工廠雖允許Sears公司的代理機構同工人進行面談，但卻以工資和工作時間文件需要更新為理由拒絕

代理機構進行檢查。這是否不符合Sears公司采購準則的規定？

答：上述作法存在違規行為的嫌疑。工廠必須提供其它工資和工作時間文件，或向檢查員說明更新文件記錄所需的時間。